كيفية متابعة تقارير المراجعة الداخلية

بناءً على أهمية الخدمات المتعلقة بالمراجعة الداخلية، تتجلى دور إدارة المراجعة الداخلية في العديد من الجوانب، حيث لا تقتصر مسؤوليتها فقط على إعداد التقارير التي تحتوي على الملاحظات والنتائج والمقترحات والتوصيات المستندة إلى الإجراءات المحددة. بل يمتد دورها ليشمل المتابعة الجادة لتنفيذ ما جاء في هذه التقارير. تأتي هذه الخطوة تطبيقاً للمعايير المهنية التي تشترط عمليات المتابعة على تقارير المراجعة الداخلية.

وتنص هذه المعايير على نقاط رئيسية يجب مراعاتها، منها:

1- على فريق المراجعة الداخلية ضمان المتابعة الدائمة لتنفيذ الإجراءات المقترحة والمتبعة بناءً على نتائج المراجعة. ويأتي ذلك كجزء من جهودهم للتحقق من فعالية الإجراءات التصحيحية المُعتمدة ومدى تحقيقها للنتائج المأمولة. وإذا كانت الإدارة قد اتخذت إجراءات تصحيحية، يجب على المراجعين الداخليين التأكد من تحقيق هذه الإجراءات للنتائج المرجوة، أو من مسؤولية الإدارة عن تقبل المخاطر المترتبة على تجاوز تنفيذ الإجراءات التصحيحية.

2- يجب تحديد مَن يتحمل مسؤولية عمليات المتابعة في إطار دليل المراجعة الداخلية المُعتمد.

3- تُظهر بعض النتائج التي تأتي من تقارير المراجعة أهمية فائقة، حيث يجب اتخاذ إجراءات فورية من قِبَل الإدارة. وهنا يلتزم المراجعون الداخليون برصد هذه الحالات والتدخل لتصحيحها نظراً للتأثير البالغ الذي قد تخلفه على المنشأة.

4- يتحتم على فريق المراجعة الداخلية التأكد من أن الإجراءات المُتخذة لتنفيذ نتائج المراجعة تنسجم مع القضايا ذات الصلة.

يتم عادة عمليات المتابعة وفقًا للإجراءات التالية:

1- تكليف شخص مُحدد داخل وحدة المراجعة الداخلية بمهام المتابعة والتواصل مع الأقسام ذات الصلة، ليكون الوسيط بين الفريق وباقي الإدارات.

2- يجب أن يكون هذا الشخص ملمًا بالتفاصيل والتحليلات الواردة في التقارير.

3- من مسؤولية هذا الشخص رفع التقرير المعتمد إلى الإدارة المعنية وفقًا للجدول الزمني المحدد.

4- يُفضل ترتيب اجتماع بعد فترة من تقديم التقرير لمناقشة التفاصيل مع المسؤولين في الإدارة المعنية.

5- تُمنح الإدارة وقتًا كافيًا (ما لا يزيد عن خمسة عشر يومًا) للاستجابة لتقرير المراجعة الداخلية.

6- يجب أن تكون الاستجابة كتابية ومدونة تسليمها لوحدة المراجعة الداخلية، مع تاريخ التسليم.

7- تُرسل الاستجابة إلى رئيس فريق المراجعة الداخلية الذي يقوم بتقييمها.

8- يجب على رئيس الفريق مناقشة الاستجابة مع مدير وحدة المراجعة الداخلية وتقديم تقرير عن ذلك.

9- في حالة الضرورة للمتابعة الإضافية، يجب اتباع نفس الإجراءات.