المستند هو الوثيقة التي تشهد بتمام الأحداث المالية. قبل توثيق أي عملية في سجلات المحاسبة، من الضروري التحقق من وجود وثائق تدعم هذه العملية.

أهمية المستند:

  • وسيلة للتحقق من صحة الأحداث المالية.
  • دليل في القضايا القانونية عند التنازع.

أنواع المستندات المحاسبية:

  1. مستندات مباشرة: تُعد من قبل الشركة نفسها وهي المصدر الأساسي للتسجيلات المحاسبية.

    • مستند القبض: تصدره الشركة عند تلقي دفعة من العميل سواء كانت نقدية أو شيك.
    • مستند الصرف: تصدره الشركة عند دفع مبالغ نقدية أو تسوية حساباتها.
    • مستند القيد: يُعد عند حدوث عملية مالية بدون مدفوعات أو مقبوضات، مثل البيع بالتقسيط.
  2. مستندات غير مباشرة: تُستخدم كدعم للمستندات المباشرة.

    • الفاتورة: وثيقة يصدرها البائع توضح التفاصيل المالية للخدمة أو المنتج المُباع.
    • الشيك: أمر بدفع مبلغ معين من البنك للمستفيد.
    • الكمبيالة: تعهد بدفع مبلغ معين في وقت محدد.
    • الإشعار المدين: وثيقة تُبلغ العميل بزيادة المبلغ المدين نتيجة خدمة إضافية أو خطأ.
    • الإشعار الدائن: وثيقة تُبلغ العميل بتخفيض المبلغ المدين لسبب معين.
    • كشف الحساب: يُظهر المبالغ المستحقة والتفاصيل المالية خلال فترة زمنية معينة.