أنظمة المحاسبة المحوسبة

عملية اختيار نظام محاسبة محوسبة للشركة تتجاوز بكثير مجرد شراء برامج أو أجهزة، إذ تُعتبر مشكلة معقدة تتطلب بحثًا دقيقًا وإعادة تفكير كاملة في ثقافة المؤسسة وحاجتها لإعداد التقارير. وفي الوقت الحالي، يمتلك معظم الشركات أنظمة مالية محوسبة تقوم بإنشاء تقارير محاسبية مالية وإدارية.

أهمية اختيار النظام المحاسبي المحوسب: الشركات تعتمد بشكل متزايد على نظم المحاسبة المحوسبة لدعم نموها واستدامتها. في الماضي، كانت أنظمة المحاسبة تُصمم أساسًا لتسجيل المعاملات اليومية وتقديم تقارير للجهات الخارجية بشكل شهري أو ربع سنوي أو سنوي. ولكن في الوقت الحالي، تحتاج الشركات إلى مزيد من المعلومات لاتخاذ قرارات مستدامة. إذ تُستخدم أنظمة المحاسبة لإنشاء التقارير الخارجية (المحاسبة المالية) والتقارير الداخلية (المحاسبة الإدارية). وحتى برامج المحاسبة الصغيرة نسبيًا مثل QuickBooks و Peachtree توفر ميزات هامة للمحاسبة الإدارية. ومع ذلك، يُلاحظ أنه ليس هناك نظام محاسبي واحد يلبي احتياجات جميع المؤسسات. ولكن هناك عوامل مهمة تحدد اختيار النظام المحاسبي المناسب.

العوامل المهمة لاختيار النظم المحاسبية المحوسبة:

1. حجم المنظمة: يتم تصميم برامج المحاسبة لخدمة مؤسسات ذات أحجام مختلفة. حيث يُعتقد أن الشركات الصغيرة تتميز بإيرادات سنوية تصل إلى مليون دولار، بينما تمتلك الشركات المتوسطة حجمًا يمكن أن يصل إلى مائة مليون دولار، وتُعتبر الشركات الكبيرة أولئك اللذين يحققون إيرادات تزيد عن مليار دولار. حيث يجب أن يتم اختيار النظام المحاسبي الذي يناسب حجم المؤسسة.

2. مدى الحاجة: يجب على المؤسسات تحديد احتياجاتها المحاسبية قبل اتخاذ قرار بشأن النظام المحاسبي. بعض المؤسسات تحتاج فقط إلى تتبع المعاملات المالية اليومية، بينما تحتاج المؤسسات الأخرى إلى إنشاء الفواتير وإدارة كشوف المرتبات وتتبع المخزون. وتحتاج المؤسسات المعقدة إلى إمكانية أداء مهام متقدمة مثل تخصيص التقارير وتعديل شاشات الإدخال وتصدير التقارير إلى Excel وإنشاء تقارير مرئية.

3. باهظة الثمن: نظم تخطيط موارد المؤسسات تكون غالبًا باهظة الثمن، وتتجاوز تكاليف تنفيذها بسهولة ملايين الدولارات سنويًا للشركات الكبيرة. ومع ذلك، تتوفر أنظمة أصغر للشركات المتوسطة بتكلفة أقل. يجب على المؤسسات تقدير تكاليف التنفيذ وضمان أن فوائد استخدام النظام تتفوق على هذه التكاليف.

4. ترقية النظام: عند اتخاذ قرار بالترقية إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات، يجب على المؤسسات التأكد من أن هناك فوائد ملموسة تبرر تكاليف التنفيذ. إذا كانت الإدارة غير مستعدة لاستخدام البيانات لتحسين التخطيط، فقد يكون من الأفضل البقاء على نظام محاسبة أقل تعقيدًا.

5. قبل الشراء: يتعين على المؤسسات أن تكون مستعدة لتحويل البيانات من نظام المحاسبة الحالي إلى النظام الجديد. ويُفضل أن يكون النظام الجديد قادرًا على تصدير البيانات بسهولة إلى جداول البيانات مثل Excel، حيث يمكن للموظفين إجراء تحليلات إضافية وإجراء تعديلات قبل اتخاذ القرار النهائي بشأن النظام الجديد.

في النهاية، تحتاج الشركات إلى النظام المحاسبي المناسب الذي يتناسب مع احتياجاتها الفريدة وحجمها، والذي يمكنها من استخدام البيانات المحاسبية بفعالية لاتخاذ القرارات الأمثل.